Формування номерів документів
Інструкція
з формування номерів документів у виконавчих органах Вараської міської ради
№3100-І-01
1.Вступ
1.1.Складові частини позначення (коду) документа відокремлюються одна від одної тире (-). Між складовими коду пропуск не ставиться.
1.2. При реєстрації в АСУД «ДОКПРОФ» проєктів рішень міської ради/ виконавчого комітету, розпоряджень міського голови застосовуються коди виконавчих органів Вараської міської ради (XX00).
2.Рішення ради/виконкому
2.1.Рішення ради NN-РР-SS
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- РР – код виду документу;
- SS – номер скликання.
Наприклад, рішення ради №330-РР-VIII
2.2.Рішення виконавчого комітету NN-РВ-YY
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- РВ – код виду документу;
- YY – рік.
Наприклад, рішення виконкому №88-РВ-22
3.Проєкти рішень ради/виконкому
3.1.Проєкти рішення ради NN-ПРР-SS-XXXX
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- ПРР – код виду документу;
- SS – номер скликання;
- XXXX – чотиризначний код підрозділу-автора .
Наприклад, проєкт рішення ради №225-ПРР-VШ-5100
3.2.Проєкт рішення виконавчого комітету NN-ПРВ-YY-XXXX
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- ПРВ – код виду документу;
- YY – рік;
- XXXX – чотиризначний код підрозділу-автора .
Наприклад, проєкт рішення виконкому №170-ПРВ-22-5100
4.Розпорядження міського голови
4.1.Розпорядження з основної діяльності NN-Род-YY-XXXX
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- Род – код виду документу;
- YY – рік;
- XXXX – чотиризначний код підрозділу-автора.
Наприклад, розпорядження МГ з основної діяльності №69-Род-22-3120
4.2.Розпорядження з адм.-госп. діяльності NN-Раг-YY-XXXX
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- Раг – код виду документу;
- YY – рік;
- XXXX – чотиризначний код підрозділу-автора .
Наприклад, розпорядження МГ з адм.-госп. діяльності №69-Раг-22-3120
4.3.Розпорядження про відрядження NN-Рв-YY-XXXX
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- Рв – код виду документу;
- YY – рік;
- XXXX – чотиризначний код підрозділу-автора .
Наприклад, розпорядження міського голови про відрядження №69-Рв-22-3120
4.4.Розпорядження з особового складу NN-Рос-YY-XXXX
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- Рос – код виду документу;
- YY – рік;
- XXXX – чотиризначний код підрозділу-автора .
Наприклад, розпорядження міського голови з особового складу №69-Рос-22-1100
4.5.Розпорядження з кадрових питань NN-Рк-YY-XXXX
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- Рк – код виду документу;
- YY – рік;
- XXXX – чотиризначний код підрозділу-автора .
Наприклад, розпорядження міського голови з кадрових питань №69-Рк-22-1100
5.Кореспонденція
5.1.Службові листи ХХХХ-СЛ- II-NN- YY
- XXXX – чотиризначний код підрозділу-автора ;
- CЛ – код виду документу;
- ІІ – індекс справи згідно номенклатури справ;
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- YY – рік.
5.2.Вхідна документація вх.NN-II-KK-YY
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- ІІ – індекс справи згідно номенклатури справ;
- KK – код кореспондента.
- YY – рік.
5.3.Вихідна документація вих.ХХХХ-NN-II-KK-YY
- XXXX – чотиризначний код підрозділу-автора;
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- ІІ – індекс справи згідно номенклатури справ;
- KK – код кореспондента;
- YY – рік.
6.Запити, звернення
6.1.Звернення громадян A-NN-ЗГ -YY
- A – перша літера прізвища заявника;
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- ЗГ – код виду документа;
- YY – рік.
6.2.Запити на публічну інформацію ЗП-NN-YY
- ЗП – код виду документу;
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- YY – рік.
6.3. Запити та звернення депутатів ЗД-NN-SS
- ЗД – код виду документа
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- SS – номер скликання міської ради.
7.Протоколи
7.1.Протоколи сесій міської ради NN-ПТР-SS
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- ПТР – код виду документу;
- SS – номер скликання міської ради.
Наприклад, протокол сесії міської ради 17-ПТР-VIII
7.2.Протоколи засідання виконавчого комітету NN-ПТВ-YY
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- ПТВ – код виду документу;
- YY – рік.
Наприклад, протокол засіданні виконавчого комітету 18-ПТВ-22
7.3.Наради при міському голові, заступниках міського голови, секретарю міської ради, керуючому справами виконавчого комітету ZZZZ-ПТ-NN-XXXX-YY
- ZZZZ – код головуючого на засіданні;
- ПТ – код виду документу ;
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- XXXX – чотиризначний код підрозділу, питання якого розглядається;
- YY – рік.
7.4.Наради структурних підрозділів XXXX-ПТ-NN-YY
- XXXX – чотиризначний код підрозділу;
- ПТ – код виду документу;
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- YY – рік.
7.5.Засідання постійної депутатської комісій («регламентна») ПТр-NN-SS
- ПТр – код виду документу;
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- SS – скликання
Наприклад, протокол «регламентної» комісії ПТр-37-VIII
7.6.Засідання постійної депутатської комісій («бюджетна») ПТб-NN-SS
- ПТб – код виду документу;
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- SS – скликання
Наприклад, протокол «бюджетної» комісії ПТб-37-VIII
7.7.Засідання постійної депутатської комісій («соціальна») ПТс-NN-SS
- ПТс – код виду документу;
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- SS – скликання
Наприклад, протокол «соціальної» комісії ПТc-37-VIII
7.8.Засідання постійної депутатської комісій («земельна») ПТз-NN-SS
- ПТз – код виду документу;
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- SS – скликання
Наприклад, протокол «земельної» комісії ПТз-37-VIII
7.9.Засідання постійної депутатської комісій («комунальна») ПТк-NN-SS
- ПТк – код виду документу;
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- SS – скликання
Наприклад, протокол «комунальної» комісії ПТк-37-VIII
7.10.Засідання постійної депутатської комісій («гуманітарна») ПТг-NN-SS
- ПТг – код виду документу;
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- SS – скликання
Наприклад, протокол «гуманітарної» комісії ПТг-37-VIII
8. Виконавчим органам міської ради та комунальним підприємствам Вараської міської ради при створенні документів використовувати класифікатор видів документів у виконавчих органах Вараської міської ради №3100-ПЕ-01-22 та формувати номери за наступним шаблоном ХХХХ-QQ-NN-YY
- XXXX – чотиризначний код підрозділу;
- QQ – код виду документу;
- NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;
- YY – рік.
Наприклад:
1.Посадова інструкція відділу персоналу:
1100-ПІ-01 – начальника відділу,
1100-ПІ-02 – головного спеціаліста, де:
1100 – код підрозділу,
ПІ – код виду документа,
01, 02 – порядковий номер документу.
2.Склад комісії №4310-КО-01, де:
4310 – код підрозділу,
КО – список членів комісії,
01 – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються.
3.Положення №4100-П-01, де:
4100 – код підрозділу,
П – положення,
01 – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються.
4.Інструкція №3100-І-02, де:
3100 – код підрозділу,
І – інструкція,
02 – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються.
5.Договір №1500-Д-10-22, де:
3100 – код підрозділу,
Д – договір,
10 – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються.
22 – поточний рік.
6.План №7100-ПЛ-05-22, де:
7100 – код підрозділу,
ПЛ – план,
05 – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються.
22 – поточний рік.
7.Реєстр №5100-РС-02, де:
5100 – код підрозділу,
РС – реєстр,
02 – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються.
8.Звіт №1400-СЗ-04-22, де:
1400 – код підрозділу,
СЗ – звіт,
04 – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються.
22 – поточний рік.