Формування номерів документів

Інструкція

з формування номерів документів у виконавчих органах Вараської міської ради

№3100-І-01

1.Вступ

1.1.Складові частини позначення (коду) документа відокремлюються одна від одної тире (-). Між складовими коду пропуск не ставиться.

1.2. При реєстрації в АСУД «ДОКПРОФ» проєктів рішень міської ради/ виконавчого комітету, розпоряджень міського голови застосовуються коди виконавчих органів Вараської міської ради (XX00).

2.Рішення ради/виконкому

2.1.Рішення ради NN-РР-SS

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              РР – код виду документу;

-              SS – номер скликання.

Наприклад, рішення ради №330-РР-VIII

2.2.Рішення виконавчого комітету NN-РВ-YY

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              РВ – код виду документу;

-              YY – рік.

Наприклад, рішення виконкому №88-РВ-22

3.Проєкти рішень ради/виконкому

3.1.Проєкти рішення ради NN-ПРР-SS-XXXX

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              ПРР – код виду документу;

-              SS – номер скликання;

-              XXXX – чотиризначний код підрозділу-автора .

Наприклад, проєкт рішення ради №225-ПРР-VШ-5100

3.2.Проєкт рішення виконавчого комітету NN-ПРВ-YY-XXXX

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              ПРВ – код виду документу;

-              YY – рік;

-              XXXX – чотиризначний код підрозділу-автора .

Наприклад, проєкт рішення виконкому №170-ПРВ-22-5100

4.Розпорядження міського голови

4.1.Розпорядження з основної діяльності NN-Род-YY-XXXX

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              Род – код виду документу;

-              YY – рік;

-              XXXX – чотиризначний код підрозділу-автора.

Наприклад, розпорядження МГ з основної діяльності №69-Род-22-3120

4.2.Розпорядження з адм.-госп. діяльності NN-Раг-YY-XXXX

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              Раг – код виду документу;

-              YY – рік;

-              XXXX – чотиризначний код підрозділу-автора .

Наприклад, розпорядження МГ з адм.-госп. діяльності №69-Раг-22-3120

4.3.Розпорядження про відрядження NN-Рв-YY-XXXX

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              Рв – код виду документу;

-              YY – рік;

-              XXXX – чотиризначний код підрозділу-автора .

Наприклад, розпорядження міського голови про відрядження №69-Рв-22-3120

4.4.Розпорядження з особового складу NN-Рос-YY-XXXX

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              Рос – код виду документу;

-              YY – рік;

-              XXXX – чотиризначний код підрозділу-автора .

Наприклад, розпорядження міського голови з особового складу №69-Рос-22-1100

4.5.Розпорядження з кадрових питань NN-Рк-YY-XXXX

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              Рк – код виду документу;

-              YY – рік;

-              XXXX – чотиризначний код підрозділу-автора .

Наприклад, розпорядження міського голови з кадрових питань №69-Рк-22-1100

5.Кореспонденція

5.1.Службові листи ХХХХ-СЛ- II-NN- YY

-                   XXXX – чотиризначний код підрозділу-автора ;

-                   CЛ – код виду документу;

-                   ІІ – індекс справи згідно номенклатури справ;

-                   NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-                   YY – рік.

5.2.Вхідна документація вх.NN-II-KK-YY

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              ІІ – індекс справи згідно номенклатури справ;

-              KK – код кореспондента.

-              YY – рік.

5.3.Вихідна документація вих.ХХХХ-NN-II-KK-YY

-              XXXX – чотиризначний код підрозділу-автора;

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              ІІ – індекс справи згідно номенклатури справ;

-              KK – код кореспондента;

-              YY – рік.

6.Запити, звернення

6.1.Звернення громадян A-NN-ЗГ -YY

-              A – перша літера прізвища заявника;

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              ЗГ – код виду документа;

-              YY – рік.

6.2.Запити на публічну інформацію ЗП-NN-YY

-              ЗП – код виду документу;

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              YY – рік.

6.3. Запити та звернення депутатів ЗД-NN-SS

         - ЗД – код виду документа

         - NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

- SS – номер скликання міської ради.

7.Протоколи

7.1.Протоколи сесій міської ради NN-ПТР-SS

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              ПТР – код виду документу;

-              SS – номер скликання міської ради.

Наприклад, протокол сесії міської ради 17-ПТР-VIII

7.2.Протоколи засідання виконавчого комітету NN-ПТВ-YY

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              ПТВ – код виду документу;

-              YY – рік.

Наприклад, протокол засіданні виконавчого комітету 18-ПТВ-22

7.3.Наради при міському голові, заступниках міського голови, секретарю міської ради, керуючому справами виконавчого комітету ZZZZ-ПТ-NN-XXXX-YY

-              ZZZZ – код головуючого на засіданні;

-              ПТ – код виду документу ;

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              XXXX – чотиризначний код підрозділу, питання якого розглядається;

-              YY – рік.

7.4.Наради структурних підрозділів XXXX-ПТ-NN-YY

-              XXXX – чотиризначний код підрозділу;

-              ПТ – код виду документу;

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              YY – рік.

7.5.Засідання постійної депутатської комісій («регламентна») ПТр-NN-SS

-              ПТр – код виду документу;

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              SS – скликання

Наприклад, протокол «регламентної» комісії ПТр-37-VIII

7.6.Засідання постійної депутатської комісій («бюджетна») ПТб-NN-SS

-              ПТб – код виду документу;

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              SS – скликання

Наприклад, протокол «бюджетної» комісії ПТб-37-VIII

7.7.Засідання постійної депутатської комісій («соціальна») ПТс-NN-SS

-              ПТс – код виду документу;

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              SS – скликання

Наприклад, протокол «соціальної» комісії ПТc-37-VIII

7.8.Засідання постійної депутатської комісій («земельна») ПТз-NN-SS

-              ПТз – код виду документу;

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              SS – скликання

Наприклад, протокол «земельної» комісії ПТз-37-VIII

7.9.Засідання постійної депутатської комісій («комунальна») ПТк-NN-SS

-              ПТк – код виду документу;

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              SS – скликання

Наприклад, протокол «комунальної» комісії ПТк-37-VIII

7.10.Засідання постійної депутатської комісій («гуманітарна») ПТг-NN-SS

-              ПТг – код виду документу;

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              SS – скликання

Наприклад, протокол «гуманітарної» комісії ПТг-37-VIII

8. Виконавчим органам міської ради та комунальним підприємствам Вараської міської ради при створенні документів використовувати класифікатор видів документів у виконавчих органах Вараської міської ради №3100-ПЕ-01-22 та формувати номери за наступним шаблоном ХХХХ-QQ-NN-YY

-              XXXX – чотиризначний код підрозділу;

-              QQ – код виду документу;

-              NN – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються;

-              YY – рік.

Наприклад:

1.Посадова інструкція відділу персоналу:

1100-ПІ-01 – начальника відділу,

1100-ПІ-02 – головного спеціаліста, де:

1100 – код підрозділу,

ПІ – код виду документа,

01, 02 – порядковий номер документу.

2.Склад комісії №4310-КО-01, де:

4310 – код підрозділу,

КО – список членів комісії,

01 – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються.

3.Положення №4100-П-01, де:

4100 – код підрозділу,

П – положення,

01 – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються.

4.Інструкція №3100-І-02, де:

3100 – код підрозділу,

І – інструкція,

02 – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються.

5.Договір №1500-Д-10-22, де:

3100 – код підрозділу,

Д – договір,

10 – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються.

22 – поточний рік.

6.План №7100-ПЛ-05-22, де:

7100 – код підрозділу,

ПЛ – план,

05 – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються.

22 – поточний рік.

7.Реєстр №5100-РС-02, де:

5100 – код підрозділу,

РС – реєстр,

02 – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються.

8.Звіт №1400-СЗ-04-22, де:

1400 – код підрозділу,

СЗ – звіт,

04 – порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються.

22 – поточний рік.